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2021年9月2日 · 01. 「封存」「不需要處理」的所有郵件. 雜亂的電子郵件信箱，除了帶給我們壓力外，也會「增加」許多額外的工作時間，例如要翻找確認重要郵件在哪裡、容易分心處理次要郵件、會漏掉當下需要優先處理的郵件等等，這些小動作時間累積在一起，很有可能就造成了數十分鐘以上的時間浪費。 所以要打造 Gmail 高效率工作流程（或者所有郵件系統也一樣）的第一步驟，就是： 不需要處理的郵件，不要留在收件匣，讓收件匣變成待辦清單，只出現真正要處理的郵件。 但是這些郵件也不能刪掉，因為之後需要追蹤或查資料，所以最好的辦法就是「封存」。 所有「不需要處理」的郵件，按下「封存」，他們就會離開收件匣 ，但沒有刪掉，而是存在 Gmail 的倉庫（所有郵件）當中，以後真的需要回看時還能搜尋找到。 至於什麼是不需要處理的郵件呢？
2021年6月27日 · 一，捕捉 ：先捕捉雜訊，清空大腦. 不在辦公室，雜訊變多，溝通變亂，很多事情沒辦法一直耳提面命，更容易因為遺漏資訊而做錯任務，或是資訊太多而任務效率降低。 生活中也多出許多額外的雜務要處理，更多生活食衣住行物品的採買，孩子在家自學的助教任務，生活起居的照顧等等。 雜訊太多，會讓自己更加混亂而變得焦慮，做起事情來漏東漏西。 例如工作上要處理一個行銷活動，因為大家都不在辦公室，只能依靠大量郵件、即時通溝通，從美編的郵件那裏接收完成的宣傳圖檔，從行銷人員的即時通那邊接收折扣訊息，又從業務同仁的即時通那裏更新了聯繫窗口，並且還有幾個要跟客戶電話討論後有待確認的細節。
2017年2月9日 · Outlook 搞定 GTD 時間管理： 8 個 Outlook 任務排程技巧教學. 我就開始著手嘗試利用 微軟 Office Outlook 進行 GTD 精神的時間管理， Outlook 本身就內建了可以接收處理郵件（亦即任務）、安排行事曆、建立待辦清單的功能，可說 天生就適合做一個時間管理中心 。. 所以 ...
2020年8月2日 · 一，快速、完整、一次性的處理流程. 雖然職場上的雜事真的很多，有時候充滿不可控因素（別人丟給我的凌亂雜事），但起碼，我會想要去避免自己把雜事搞得更加雜亂與干擾。 （可參考： 突破四個效率盲點，建立工作碎片不爆炸的工作流 ） 而面對往往是各種雜事源頭，總是把任務切割得破碎的源頭：郵件、即時通與類似工具，我自己有一個多年來的關鍵習慣，最簡單容易做到，但幫助也最大。 這個處理郵件、即時通的習慣是 3 個小原則組成： 快速. 完整. 一次性. 先說結論，這個習慣的流程是： 我每天會固定早上、下午各打開郵件、即時通一次，一旦打開就會完整檢視當下還沒檢視過的內容，並且針對每一條內容做出快速的判斷或決定。
2021年2月25日 · 目前對我來說最好的處理方式就是依照email時間順序來閱讀並分類可否當下完成的, 可以當下完成就先解決, 其他做記號,待有時間再做, 缺點是有時間的時候再花時間閱讀一次email, 或是常常分心忍不住看最新的郵件or其他通訊軟體的通知
2018年4月7日 · 可以是「情境」，例如開會時處理、零碎時間處理、打電話時處理。可以是「專案」，例如在專案進行到某一步驟時處理。把所有忘記的雜事，再排入上述某一個流程中，這樣就真的不怕忘記，只要流程一到，自然就可以處理。 3. 建立清單：
2017年5月7日 · 首先，我把郵件分成兩種狀態： 「 單純答覆溝通狀態 」：有些郵件就是需要答覆而已，或是還在進行初期溝通的階段。 「 任務到專案狀態 」：有些郵件開始變成我需要去執行的任務，甚至變成專案流程的一部分。 分出這兩種型態後，我會用不同的整理方式，去針對這兩種郵件進行不同整理。 那有沒有郵件是超出這兩種型態的呢？ 有的，就是「 不用管他的郵件 」，例如通知信、廣告信、不想或不需答覆的信，這些信件就「根本不需花時間整理」，只要刪除或封存即可。 需要留存參考的通知信就「 封存 」，其他一律直接刪除。 在這個「去除不用管他的郵件」的初步階段，我會好好善用「 Gmail 自動分類 」、「 Gmail 自動化過濾 」兩個功能，讓我可以批次刪除或封存他們，不用花時間面對他們。 如何處理單純答覆溝通狀態？
