已銷毀之檔案應如何註記? 相關
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已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他方式儲存之紀錄者，並應附註其編號。
已銷毀之檔案，檔案管理單位應於檔案銷毀後1個月內，分別於檔案銷毀目錄、案卷目次表或檔案管理資訊系統註記核准銷毀之文號及銷毀日期；但全卷銷毀者，其案卷目次表得不註記之。經核准銷毀之檔案，其目錄已彙送至檔案管理局者，檔案管理單位應將註記
第 十七 條 已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他方式儲存之紀錄者，並應附註其編號。
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一、前言. 檔案法第12條規定，各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。 有關檔案銷毀的作業流程，本局訂頒的機關檔案管理作業手冊第16章有詳盡說明，然而，因各個機關管有的檔案樣態多元，且檔案管理人員更替頻繁，所以在銷毀實務作業，本局常接到各式各樣提問。 以下，僅將機關較常詢問且重要問題臚列說明。 二、檔案銷毀常見問題. Q1：檔案清理與檔案清查有什麼不同？ A：檔案清理與清查的定義如下： 1.檔案清理：檔案法施行細則第6條第1項第6款規定，「清理」係依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理。
機關內部初審. 檔案銷毀送審作業. 審核結果處置. 執行檔案銷毀. 劃定範圍. 依據機關檔案數量、 人力、空間等資源,研訂檔案清理計畫,確立檔案清理範圍、作業時程. 編製銷毀目錄. 以案卷或案件為單元編製. 可運用檔案管理資訊系統產出或以文書軟體. 製作. 案卷單元之檔案銷毀目錄,其目錄所列案名及案情摘要等應具體呈現檔案內容. 編製銷毀目錄. 年度號/分類號/ 案次號/ 卷次號/目次號. 編製銷毀計畫. 銷毀計畫記載事項. 檔案年度、數量、存放地點. 檔案銷毀目錄送核冊數. 史政機關檢選情形.
機密文書等級變更或註銷處理意見表、通知單及紀錄單,應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存年限後,始得依規定辦理銷毀。 檔案附件除書籍、圖片、照片、錄影(音)帶、微縮片等已指定單位保管者外,應隨案銷毀。 16.4.1 屆保存年限檔案銷毀作業(作業流程,詳如圖16-1) . 16.4.1.1 各機關檔案管理單位每年應就完成清查並屆滿保存年限之檔案,編製檔案銷毀目錄(格式,如表16-1),其應記載事項如下: . 年度號、分類號及案次號。 卷數。 案名。 檔案產生者。 案卷內文件起迄日期。 保存年限;檔案保存年限經調整者,其原定保存年限及調整原因。 檔案保存年限有調整者,除應載明其原定保存年限外,另應敘明其調整原因及調整後保存年限。 例c:經微縮、電子儲存。 例d:仍具參考價值。 案情摘要。
機密文書等級變更或註銷處理意見表、通知單及紀錄單,應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存年限後,始得依規定辦理銷毀。 檔案附件除書籍、圖片、照片、影音、微縮、電子或以其他方式儲存之紀錄等已指定單位保管者外,應隨案銷毀。 16.4.1 屆保存年限檔案銷毀作業(作業流程,詳如圖16-1) 16.4.1.1. 各機關每年應就完成清查並屆滿保存年限之檔案,編製檔案銷毀目錄,檔案以案卷編目者,其應記載事項如下(格式,如表16-1): 年度號、分類號及案次號。 卷數。 案名。 檔案產生者。 案卷內文件起迄日期。 保存年限;檔案保存年限經調整者,其原定保存年限及調. 整原因。 檔案保存年限有調整者,除應載明其原定保存年限外,另應敘明其調整原因及調整後保存年限。 例1:經微縮、電子儲存。 例2:仍具參考價值。
