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首先,審核擬銷毀檔案目錄時,應先就法定形制要件加以檢核,包括檔案銷毀目錄編製格式、整理排序、頁碼編訂、裝訂成冊並加裝封面;以及檔案銷毀計畫制定格式等,是否均依本手冊. 16.4.1.1 至16.4.1.4各項規定辧理,如有未符情形,應請確依前開各項規定辦理,完成檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄之編製。 ( 二)查檢檔案銷毀計畫. 進行審核檔案銷毀計畫時,應依下列事項查檢計畫內容,若有未符規定者,應輔導確依本手冊 16.4.1.3 規定妥適修正: 1. 擬銷毀檔案涵蓋年度是否正確?
- 第16 章 銷毀 - 國家發展委員會檔案管理局-全球資訊網
各機關辦理屆保存年限檔案之銷毀或特殊狀況逕行銷毀、毀 損 ...
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「檔案銷毀」的定義. 指對屆滿保存年限,且不具保存價值之檔案,經依法定程序核准後,選擇焚化、化為碎紙或溶為紙漿等適當方式,將檔案內容完全消除或毀滅之作業程序。 - 機關檔案管理作業手冊16.3.1.
已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註記核准銷毀之文號及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他方式儲存之紀錄者，並應附註其編號。
各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。 經檔案中央主管機關核准銷毀之檔案，必要時，應先經電子儲存，始得銷毀。
三、有關機關定型化申請書表及簿籍等檔案之填表方式如下： （一）「案名」欄請填具申請書表或簿籍名稱，如戶籍謄本申請書、海關申報簽證申請書及會計報告等。 （二）「案情摘要」欄請填具申請書表或簿籍之業務內涵，如一般土地登記申請書，填具繼承取得土地權利之登記、法院拍定或判 決確定之登記、標示變更登記、更名或住址變更登記、消滅登記、預告登記或塗銷登記、法定地上權登記等；遷徙登記申請 書，填具含遷入、遷出、撤銷、住址變更、逕為登記等。 （三）「檔案產生者」欄請填具產生或管有檔案機關名稱，及對案情具有重要影響之機關團體或個人；「案卷內文件起迄日期」欄 請填具申請書表或簿籍之起迄期間；「卷數」欄請填具申請書或簿籍之總卷數。 1.
