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- 指依檔案目錄逐案核對,將逾保存年限 辦理銷毀或移轉,或為其他必要之處理 <檔案法第7條及施行細則第6條> 指對屆滿保存年限,且不具保存價值之 檔案,經依法定程序核准後,選擇焚化、 化為碎紙或溶為紙漿等適當方式,將檔 案內容完全消除或毀滅之作業程序。
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檔案管理單位如何辦理銷毀?
銷毀計畫及第八條檔案銷毀目錄應如何審核?
已銷毀的檔案需要註記嗎?
機關辦理屆保存年限檔案之銷毀有哪些作業及程序?
依第一項規定調整保存年限之檔案,其原件經檔案中央主管機關核准銷毀後,該複製儲存之紀錄,應提供應用,且至少保存至該檔案之原定保存年限;於原定保存年限屆滿後,該複製儲存之紀錄得經檔案中央主管機關備查後銷毀。
首先,審核擬銷毀檔案目錄時,應先就法定形制要件加以檢核,包括檔案銷毀目錄編製格式、整理排序、頁碼編訂、裝訂成冊並加裝封面;以及檔案銷毀計畫制定格式等,是否均依本手冊. 16.4.1.1 至16.4.1.4各項規定辧理,如有未符情形,應請確依前開各項規定辦理,完成檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄之編製。 ( 二)查檢檔案銷毀計畫. 進行審核檔案銷毀計畫時,應依下列事項查檢計畫內容,若有未符規定者,應輔導確依本手冊 16.4.1.3 規定妥適修正: 1. 擬銷毀檔案涵蓋年度是否正確?
各機關辦理屆保存年限檔案之銷毀或特殊狀況逕行銷毀、毀損處理等有關作業及程序,包括制定銷毀計畫、編製檔案銷毀目錄、檔案銷毀目錄送核及執行檔案銷毀等相關事項。 受政府委託行使公權力之個人或團體,執行受託事務產生之檔案銷毀,適用之。 16.2 主要適用法令. 16.2.1 機關檔案保存年限及銷毀辦法。 16.2.2 檔案保存價值鑑定規範。 16.2.3 機關共通性檔案保存年限基準。 16.2.4 文書及檔案管理電腦化作業規範。 16.3 名詞定義. 16.3.1 銷毀. 指對屆滿保存年限,且不具保存價值之檔案,經依法定程序核准後,選擇焚化、化為碎紙或溶為紙漿等適當方式,將檔案內容完全消除或毀滅之作業程序。
一、機關檔案銷毀目錄審核作業 ( 一)審核目的 為踐行檔案法所列之法定審核程序,以避免各機關未屆保存年限檔案或仍具續存價值檔案之銷毀,或留存具永久保存價值之國家檔案。 ( 二)資料蒐整 蒐整機關之組織沿革、業務法規、組織職掌、年報、大事紀、檔案分類及保存年限區分表、前已核復之審核結果等資料,藉以掌握機關業務內涵與各階段重要計畫或發展,並視銷毀檔案送審類別與範圍彈性參考運用。 ( 三)審核方式. 依檔案銷毀計畫與目錄所載事項進行書面審核為原則。 有下列情形者,得視需要檢視實體檔案或辦理學者專家會審。 機關層級較高,如中央二級以上機關、省政府、直轄市、縣(市)政府,且其業務涉及國家或公共重大利益或影響個人權益者。 送審年代範圍大,且涉及組織變革或業務整併者。
檔案清理與檔案銷毀. 清理. 或已屆移轉年限之永久保存檔案,分別. 銷毀. 指依檔案目錄逐案核對,將逾保存年限 辦理銷毀或移轉,或為其他必要之處理. <檔案法第7條及施行細則第6條> . 指對屆滿保存年限,且不具保存價值之 檔案,經依法定程序核准後,選擇焚化、 化為碎紙或溶為紙漿等適當方式,將檔 案內容完全消除或毀滅之作業程序。 <機關檔案管理作業手冊16.3.1> . 2014/11/14 3 . 檔案清理與鑑定之意義與目的. 意義. 步驟. 目的. 清理: -指依檔案目錄逐案核對,將逾保存年限或已 屆移轉年限之永久保存檔案,分別辦理銷毀 或移轉,或為其他必要之處理 鑑定:真”偽”、 價值 -判定檔案保存年限過程中,評估檔案價值之.
各機關辦理屆保存年限檔案之銷毀或特殊狀況逕行銷毀、毀損處理等有關作業及程序,包括制定銷毀計畫、編製檔案銷毀目錄、檔案銷毀目錄送核及執行檔案銷毀等相關事項。
1.原則. (1)檔案銷毀目錄有下列情形者,應退請修正: 甲、檔號、案情摘要或案由、文件產生日期、保存年限等事項記. 載不全,影響檔案存毀判定者。 乙、多數案情摘要或案由過於簡略,無法具體揭示案情者。 丙、多數內容重複編製或與擬銷毀檔案未盡相符者。 丁、未送會業務單位表示意見者。 戊、多數擬銷毀檔案未屆保存年限或屬永久保存者。 己、核復重新送審案件,未依規定重新編製檔案銷毀計畫及檔案. 銷毀目錄者。 庚、未訂定保存年限之檔案,且未附檔案鑑定報告者。 (2)報送銷毀之檔案,有下列情形者,不得銷毀: 甲、檔案為永久保存者。 (甲)依機關檔案保存年限及銷毀辦法第 3條規定應永久保存. 者。 (乙)機關共通性檔案保存年限基準規定應永久保存者。