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2023年10月17日 · 即刻數位轉型 從資料數位化到發展新商模 企業導入AI前的思維轉型 營運、人才、資源三面向深化
- 每天做，信箱歸零的心得
- 每週做，待辦清單歸零的心得
- 每月做，收集資料歸零的心得
- 每季做，願望計畫歸零的心得
- 每年做，工作檔案歸零的心得
什麼是歸零？其實就是「有效的清空」，不是隨便放棄丟棄的清空，而是清理雜物，讓出更多自己能邁向目標的空間。 所以首先我每天一定會做的歸零動作就是：「清空收件匣」。我會在前一天下班前把電子信箱的收件匣「清空」，這樣一來今天打開信箱，我能準確看到今日的重要郵件，以及有餘裕處理新的任務。 放心，清空收件匣的意思不代表要把所有郵件完成，而是要把我們的「郵件列表歸零校準」，有幾個步驟： 1. 刪除：完全不需要處理的郵件，連打開都不用，直接刪除。 2. 交辦：可以或應該交給同事或客戶做的任務，立刻轉交。 3. 回覆：不一定要完整答覆，有時候可以「先答覆下一步行動」給對方，會比把郵件拖在那邊不處理要好，起碼任務會往前推進。 4. 延後：今日沒時間處理的郵件，全部延後，讓他們先不要出現在收件匣，等到有時間處理...
接著，我每一週都會做一個「待辦清單歸零」的動作。把上一週已經完成的任務檢視一遍，看看有沒有還需要延伸執行的部分，然後把上一週未完成的任務清空，適度分配到下一週或更久之後處理，也就是每個週末重新校準待辦清單，讓下一週不被上一週的雜物拖累。 同樣的，待辦清單歸零不代表我們要完成所有任務，通常一般人做不到這種神乎其技的技巧，所以每週待辦清單「歸零」其實要做的是下面這些步驟： 1. 刪除：是不是這件事情根本不重要所以我沒做，那麼要不要直接刪除？ 2. 交辦：如果我沒時間做，有沒有可能交給誰來做？ 3. 切割：如果任務太難，嘗試切割成比較好消化的多個小任務，下週依序試試看。 4. 延後：暫時做不到的任務（沒時間或沒能力），要不要延後到更久之後再做？ 5. 完成、封存：已經完成的任務移出清單，封存起來，...
我是知識工作者，每天都要收集大量資料，並建立自己的知識庫，但為了以後能後更有效運用這些資訊，我會每一個月進行一次「收集資料歸零」的動作。定時校準一下自己收集的資料，可以讓這個資料庫保持活水，並且被未來的自己更容易取用。 當資料只是斷簡殘篇的躺在資料庫中，沒有辦法發揮綜效。當資料沒有跟自己的目標連結，那麼資料永遠無法校準到可以活用的程度。所以收集資料也需要歸零，要怎麼做呢？ 1. 刪除：每個月我會檢視一遍這個月收集的資料，刪掉那些只是一時衝動所剪貼下來的內容。 2. 加工：然後我會看一遍剩下來的資料，看看有沒有新的心得，並且把自己的想法用「三層筆記法」加註到資料中。 3. 行動：最重要的是思考看看這份資料可不可以讓我採取什麼下一步行動，並納入我的待辦清單校準中。 4. 連結、合併：把相關的資料...
然後我每隔一季，或是每隔半年，這倒不一定，我會重新校準我的長期願望與計畫，將一些偏離的、無法完成的計畫歸零。 例如我可能想要製作某些主題的書，進行了半年，發現找不到合適的作者，或是想不出好的主題或內容，那麼我會先將這些「計畫」擱置歸零，但也不是放棄，只是先移出自己的跑道，讓自己可以更專注在其他「能夠完成」的事情上，不要被干擾。 我會進行下列步驟： 1. 刪除：刪掉真的完全錯誤估算的計畫。 2. 切割：把太大的計畫切割成小計畫，看看有沒有可能先完成小計畫。 3. 修正：把錯誤的目標，修正成我現在可以完成，或是更好的方向。 4. 延後：把暫時做不到的計畫延後，像是我有一個「放棄的筆記本」，裡面放滿了被我延後的未完成計畫。 5. 完成、封存：把完成的計畫封存。 我們想做的事情很多，但可以做的時間不...
最後，每一年我會做一次更大的歸零，把整個檔案系統做一次校準，重新整理這一年所有專案的檔案，然後準備好給下一年專案資料與檔案的空間。 1. 刪除：我會刪除專案過程中產生的一些暫時檔案。 2. 封存：我會把已經完成的專案放進封存資料夾。 3. 整理：我會重新命名檔案系統，讓檔案系統根據我的排程排序，這是我最好的校準。 關於我怎麼用歸零校準的方法重新整理檔案，可以參考：「一看就能採取行動的檔案命名技巧：我的兩大檔名規則」。 歸零思考： 歸零不是把任務都完成（那是不可能的），歸零反而常常是把無法完成的事情清空，讓被打亂的自己重新接上軌道。 歸零就是，清空會影響工作節奏與生活品質的雜務雜物，並且讓工作與生活的任務重新校準，便能以正常速度和精準方向繼續前行。 （本文出自「電腦玩物」，原文請點此。）
2024年5月21日 · 2024-05-21. 整理・撰文 簡鈺璇. Leonardo ai. 再也不用輪流寫會議記錄！ 3 個即時記錄、產出摘要的 AI 小工具，讓你專心開會. 經理人熱門 八分生活熱門. 分享. 收藏. 每次寄出會議紀錄，都會擔心有沒有漏掉主管或客戶的重要意見或交辦事項。 然而，專注記錄內容，也讓你無心參與討論、貢獻寶貴意見。 透過 AI 即時寫下會議內容、生成摘要與待辦事項，不僅節省會後整理的時間，日後想討論決議如何做成，也有原始內容可以參考。 線上、實體會議錄音，Vocol.ai產出摘要與待辦事項. 推薦指數★★★.
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2016年11月1日 · 為了掌握劉備公司和對手孫權及曹操公司在台北、台中和高雄三大城市的戰力，並整合在地圖之中，我們可以先點選「插入」裡的「3D地圖」： Excel Power Map3
2021年5月21日 · Trello ：工作「可視化」，一眼掌握進度. Trello 以「區塊」的方式區別任務種類，初次使用 Trello，可先創建團隊，再進一步建立「討論版」，比方說，團隊名為行銷部，討論版包含雜誌行銷方案、影音產品推廣方案。. 每一個討論版內，內建一連串清單，用戶可依 ...
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