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2024年5月17日 · Leonardo ai. 寫報告、做簡報，不用再辛苦「嗑」資料！ 2 款 AI 工具幫你快速摘要、製表. 經理人熱門 八分生活熱門. 分享. 收藏. 寫報告或做簡報時，蒐集了一大堆資料後，還要花很多時間閱讀消化。 現在只要運用AI工具，就能從重點摘要、翻譯到擬定架構，通通快速完成。 你只要根據主題下指令，判讀AI彙整出的資料，就能輕鬆完成產出。 指定主題請Claude做摘要，數萬字檔案也秒看完. Claude相較於其他類似的生成式AI工具，最大的優點是可以處理大量文字，做出精準摘要，甚至可以上傳英文檔案，做出中文摘要。 只要上傳檔案，下指令：「請幫我做出中文摘要」，就會根據文章內容，條列主要重點。 若要找重點的報告出處，只要再下一次指令，它就會節錄報告的原文內容給你參考。
- 重整郵件
- 重整雲端硬碟
- 重整相簿
- 整理紙張文件
- 重新整理手機 App
- 重新整理工作流程與工具
- 重新整理筆記資料
- 結論
電子郵件的混亂，會拖慢我們處理的速度，帶來壓力，並且可能讓我們更容易錯失一些重要的任務細節。所以多年來，我一直維持著自己認為很重要的郵件處理習慣： 1. 每天清空收件匣 1.1. 已經處理完成、不需處理的郵件封存 1.2. 讓收件匣只出現今天要處理的郵件 2. 設定有用的郵件稍後處理流程 2.1. 適時的延後次要郵件 2.2. 讓某個時間點要處理的郵件，有準確的提醒 在 Gmail 中，我們可以利用下面兩個方法，完成清空收件匣、延後處理的工作流程： 1. 三步驟教學「一次完全整理好」爆炸的 Gmail 郵件 2. 改變 Gmail 預設延後郵件時間，聰明排除瑣事郵件的工作干擾 在 Outlook 系統中，則可以利用下面的設定，完成類似的郵件重整： 1. Outlook 搞定 GTD 時間管理...
例如前面的郵件或即時通，很多時候的破碎溝通、檔案傳遞不一定有必要，如果可以善用「雲端協同合作」的工作流程，那麼就會減少很多郵件、即時通訊息，自然要整理就變得更簡單。 但這又可能進入另外一個問題，就是在協同合作的雲端硬碟中，共用硬碟裡大家的資料分類不一致，難以協調出共通的檔案分類方法，導致雲端硬碟上合作的檔案愈多，但大家都只是丟上去，檔案混亂下，反而常常找不到或遺漏重要檔案。 為了解決這樣的問題，我也有一套自己的雲端硬碟整理方法： 1. 最簡單、最少的專案資料夾分類。 2. 利用連結，建立重要文件的目錄連結。 3. 在雲端硬碟的「網頁端」，善用其搜尋、通知的特性。 3.1. 搜尋方便直接找出檔案。 3.2. 通知確認不要漏掉檔案。 這套方法，我也長期在自己慣用的 Google 雲端硬碟上實作：...
例如相簿中的大量照片、影片，如果我們是專業攝影師，那麼照片就是我們的工作，自然我們會需要花費大量時間，更多技巧的去整理這些資料。 但如果我們的相簿是生活照、旅行回憶，相對單純的工作花絮呢？這時候或許可以採取對自己更輕鬆，讓工具更自動化的整理方式： 1. 自動備份：節省自己還要記得手動備份的時間。 2. 自動分類或索引：節省自己還要分類相簿的時間。 3. 自動辨識人事時地物：節省自己找出特定人物、旅行照片的時間。 4. 共享相簿：節省跟家人朋友分享照片的時間。 因為對我們大多數人來說，上述的整理，就能滿足我們的需求： 1. 如何整理分類 Google 相簿超過 10 萬張照片？13 個整理技巧 我們可以思考看看，更大膽的解放自己整理照片的「要求」，回頭確認自己真正的「需求」。找到雖不完美，但可...
即使是在現在的工作流程、生活流程中，用著電腦、手機處理工作，還是免不了會產生很多紙張文件。例如各種單據、筆記、備忘錄、講義、合約、說明書等等，我們拿到紙張，當然想要也需要收納起來。 但對紙張文件來說，收納不一定是最好的整理方式： 1. 與其收納到抽屜，我更要思考的是未來如何快速取出來使用？ 2. 與其好好保存，我更要在意的是這些紙張資料有沒有跟他們真正的任務整合在一起？ 3. 與其放進文件夾，我還要注意的是，未來我需要時，如何記得有這些資料？ 而我自己解決上述問題的方式，並非如何收納紙張文件，而是把紙張文件數位化，讓他變得可以搜尋，讓這些資料可以跟我們工作任務流程結合在一起： 1. 用簡單數位方法提升六種整理紙本資料的效率
就像手機上安裝了很多 App ，與其思考怎麼把這些 App 分類？還是嘗試什麼很厲害或複雜的整理技巧？ 或許可以試試看，如果把大多數不是一定需要的 App 刪減，大膽的讓手機只剩下少數真正需要的 App 呢？這樣或許根本不需要整理，手機就可以很有效率。 當然，這時候如何判斷「大量刪減」，對我們來說不是那麼容易，感覺很多都要留下來？我推薦可以試試看下面這個做法： 1. 如何重新整理自己的手機 App ？我的「主動選擇」刪減 App 法
最有效的整理，不是整理資料，而是整理好自己的工作流程。如果工作流程設計好，那麼工作、生活中無論產生什麼破碎的任務或資料，都可以在流程中「自動歸位」，而一旦這些碎片隨時都能歸位，那麼也就不會有「累積一段時間就會變得混亂」的循環問題了。 前兩年又再次很紅的「從近藤麻理惠的整理魔法，思考 5 個時間管理的關鍵啟示」，也有提到這種一次性整理好，就再也不會回到混亂的概念。聽起來好像是魔法，但其實是因為她整理的就是工作流程，而非物品本身。 所以，我們也不要只做資料的整理，試試看重新規畫自己的工作流程，統整自己的工具，讓那些總會不斷混亂的碎片開始歸位： 1. 2020 如何幫自己設計一套時間管理系統？無關工具的方法論
而這時候，「做筆記」本身其實就是一種最有效的「整理」。 在工作上寫任務日誌：「工作愈忙愈要記錄與回顧，寫「任務日誌」是提升效率關鍵」。在人生中做好自己的知識管理：「提早「為自己」做筆記，做好個人知識管理，但不只寫閱讀筆記」。 而不同的人生專案，我們可以用筆記做好不同的整理： 1. Evernote 數位書櫃整理法，如何打造讀書筆記的活用系統 2. 如何整理學習筆記系統？不是堆積資料心得，5 年食譜筆記為例 3. 寫日記任務化，我從育兒日記練習生活洞察 4. Evernote 家居收納整理方法一年後心得
或許看到這邊，我們會發現，在新的一年，最有效的重新整理，不一定去整理過去的資料。而是： 一直回頭去整理過去的資料，只會再次陷入混亂的循環。重新建立一個更有效的整理流程，是我更推薦的整理方法。 有興趣的朋友，推薦可以延伸閱讀： 1. 我的手機斷捨離計畫，找回生活九步驟 2. 如何讓需要的東西在需要的地方出現？我的五個關鍵整理方法 3. 整理是建立你的行動流程，不只是整理物品 （本文出自電腦玩物）
2015年12月13日 · 為了方便使用者建立資料的摘要，Excel內建了「小計」的功能，可以幫你把資料分門別類、快速統計，完全不需要用到任何的函數啦！ 下面以「辦公用品採購申請統計表」為範例來說明，假如想知道各部門請購總金額，我們就請Excel按照申購部門來做分組 ...
2017年8月10日 · 「合併彙算」是Excel資料處理中，一項很重要的功能操作，可以協助使用者將架構一致（頂端列與最左欄的意義一致）但不同大小範圍各張工作表資料，合併彙整在一起進行資料運算，並具備資料連結的效果。 使用者完全不需要輸入、填滿連結公式，此外，具備大綱架構的特性，著實是一種摘要群組資料的呈現，一切都在「合併彙算」對話方塊的操作下完成！
2015年5月27日 · 我的第一個關鍵步驟是讓所有收集的資料集中在一個自己選擇的「知識庫」中，無論這些資料是哪一件工作要做的、無論是工作用或生活用資料、無論是單純的好文收集，或是任何覺得好像以後會有用的內容，他們都應該集中在一個可以統一搜尋的知識庫裡。 歡迎訂閱《經理人》電子報，每天進步1%，一年強大37倍！ 可以負擔這樣任務的知識庫，目前看起來就是類似 Evernote、 OneNote ，或是用 Google Drive 這類可搜尋內文的雲端硬碟來替代。 延伸閱讀： 兩張圖解釋 Evernote 的 完全記憶 與 專案管理筆記 方法. 錯誤的帶人方法，讓你主管之路愈做愈累？ 台積電、星巴克、中國信託都指名的帶人教練，讓部屬願意自動解決問題！ 為什麼需要一個「統一集中」的知識庫？
2017年5月22日 · 今天運用從ERP系統下載的交易檔資料作為範例，總共有11間廠商的CSV檔銷售記錄，每個檔案的資料筆數不固定，但只要有Power Query功能，可以很快的合併成一個檔案，載入進新的資料表。 合併的步驟如下： Step1. 資料 / 新查詢 / 從檔案 / 從資料夾. Step2. 按下「瀏覽」鈕，並選擇CSV檔存放的資料夾. Step3. 出現視窗，按下「編輯」鈕. Step4. 按下「合併二進位檔」 陳智揚. 這下子，11份檔案的資料就成功匯入、合併至Power Query。 接著，可以透過編輯器，把資料整理成想要的格式。 比較常做的有以下兩個動作： 1.
2016年11月9日 · 比較複雜一點的資料分析，可以請Excel的「樞紐分析」功能來幫忙。 下表鎖定經銷商許院持和張錢莊，試圖透過交叉比較了解兩家經銷商在不同產業的業績狀況。
