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- 收件人（To）首先一定要 確認寄送電子郵件的收件人郵箱地址是否正確。如果需要寄給2個人以上時，可以使用「副本」（CC (Carbon Copy)）或「密件副本」（BCC (Blind Carbon Copy)）。
- 主旨（Subject）「主旨」是電子郵件首要之重，必須 簡潔明確 的表達來信用意，才能讓收件人一目了然知道郵件內容。因此盡量避免使用模糊冗長的主題，而是具體描述郵件內容或目的。
- 正式稱謂（Salutation）以禮貌的方式稱呼收件人。如果你與收件人不太熟悉，使用「職銜」稱呼較為安全；若與對方已有認識，則可視交情調整。例如：陳經理您好。
- 正文（Body）格式（Formatting）而在正文段落中，要 清晰表達 你的目的或要求。使用清晰、簡潔的句子，電子郵件並非作文，避免使用太多的行文冗長或囉唆內容，才能使收件人短時間了解你的來信用意，即時做出回應、進行下一步計畫。
- 什麼是正式電子郵件？正式電子郵件 會發送給您不認識的人。它可能是一位新同事、客戶、老闆，也可能是新工作的冷郵件。正式電子郵件是 100% 專業的，並遵循公認的商業訊息格式。
- 5 個專業電子郵件範例。我們可以從 5 個專業電子郵件範例開始來說明基本原理。這些電子郵件範例是不同類型的正式電子郵件的實際範例。使用這些作為創建您自己的正式電子郵件的靈感。
- 如何撰寫正式電子郵件 – 基本指南。撰寫正式電子郵件可能看起來很有挑戰性，但實際上很簡單。為什麼？因為有一個標準的正式電子郵件格式可供遵循。是的，我們可以將所有內容簡化為三個部分或建構塊。
- 正式電子郵件的注意事項。以下是一些注意事項，可協助您建立獲得您想要的結果的正式電子郵件。這一切都是為了幫助您找到自己的聲音並傳達消除噪音的訊息。不要使用“親愛的先生/女士”。
2021年12月8日 · 內容架構 建議用倒金字塔的方式，先在首段大致說明整封信的內容，並且需呈現各項重點，像是人事時地物的資訊及需請對方配合的事情等，避免收件者因為匆匆看過，而漏掉重點，接下來各段再詳細說明細節。
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2023年7月13日 · 要讓收件人願意看完一封Email的內容，需要在開頭問候、討論內容、表達方式、排版上下功夫： 開頭的客製化問候 或許是出於工作習慣，有些人寫Email時，開頭簡短打招呼後，會直接進入重點。
- 先說結論：寫對主旨很重要
- 明確分段提示重點
- 附件的命名與壓縮
- 副本
- 寄送前再三檢查
- 結語：寫對電子郵件也是一種行銷
- 參考資料
將信件中提到的人事時地物，以 50 個字以內的篇幅整理到主題裡。避免使用「關於 xxx (模糊的主題)」、「合作邀請 (只寫了「合作邀請」四個字的主旨)」這種看似「精簡」，實際上對瞭解信件內容沒有幫助的主旨。 以一般辦公最常採用的個人電腦來說，Gmail 的主旨大約可以顯示 40 個字，所以不用為了「精簡」而忽略了重要的訊息。 合宜的主旨，可以提高對方的點擊意願。但如何寫出「對」的主旨？最基本的，就是將信中的重要事項 (寫給誰？為什麼寫這封信？是否需要回覆？)，明確的寫進主旨裡。以下提供「以商業合作」為目的時，好與不好的主旨。 範例 1. 好的主旨：applemint 希望與 ooo 公司安排 30 分鐘數位廣告服務提案會議 不好的主旨：關於 applemint 的服務 當然，如果是例行的報...
明確的把重點分段、標記，有助於提高收件人理解你的內容。而在篇幅上，每個段落以不超過 150 個字為原則。 可以透過加粗，來作為該段落的標題。雖然在撰寫 Email 時，一般會將訊息盡量精簡，如果因為專案需要溝通較多細節，篇幅擴大時，用標題來提示重點就會是個好方法。 如果同時要標記多個問題，則可以善用項目符號的功能。 Email 每行要有多少字？ 1. 一般來說，短句我會建議大概 20 字以內，如果句子會超過 20 個字，那我建議該段落至少要 35 字以上，這是為了確保文字在行動裝置跟桌機的閱讀體驗都不會有單字成行的問題。
千萬要記得幫檔案命名。命名的方式視各公司而定，但基本上需要包含的是檔案目的、最後編輯日期、修訂版本等。例如： 檔名範例 1. 1.1. 1110107 網站製作中文合約 xx有限公司.docx 1.2. 廣告代理操作服務合約書 xxx公司-220107.docx 1.3. 1110108 網站製作中文合約 xx有限公司 (修訂版).docx 此外，大多數的信箱都有空間限制，因此想要寄送較大檔案 (尤其圖片檔) 或多個檔案時，務必要記得壓縮，也可以透過雲端硬碟的方式寄送。
在寄信時，除了對應的窗口以外，需要將相關人員 (包含你的主管、對方的主管與專案協作人員) 加入副本清單。這樣一來，這項專案的利害關係人才能夠隨時掌握會議進度。 此外，回覆信件時，預設只會回覆給寄件者，並不會回覆給其他副本名單，因此必須記得使用「回覆所有人」的功能。 至於密件副本 (Bcc) 的使用情境，則是隱藏特定電子郵件位址，讓其他收件人與副本收件人無法在信件中得知密件副本收件人，確保密件副本收件人的隱私。在寄送離職通知書，想要一次寄信給全部的客戶窗口，卻又不希望透露其他收件人的時候很常使用 (笑)。
寄信前務必再三檢查自己的內文 (笑)。常見的錯誤，例如「在再不分」、「應該」打成「因該」等，都會影響對寄件者專業度的信任。 為了方便檢查，前面提到的「這封信的目的」與「明確分段提示重點」變得十分重要。信件架構清晰，檢查就會更加有效率，因為除了挑錯字外，可以有邏輯地去審視這封信是否符合當初撰寫的目的 (譬如合作邀約的信件沒有提到「下一步該做什麼」)。
撰寫電子郵件本身就是一種行銷，每一次的電子郵件往來 ，都是與客戶溝通專業的機會。 如果稍加比較，會發現這篇文章所提到的注意事項，與我們在規劃行銷活動、撰寫廣告文案時，並沒有太大的差異：確認溝通的目的、對象，以及針對溝通對象提供有益的資訊。 希望今天的文章，能夠提供你有用的訊息。如果你喜歡我們的文章，歡迎在下方訂閱 applemint 的電子報，我們每月上旬下旬都會寄送電子郵件，為你整理出精選文章。
點擊開啟「新訊息」並在「收件者」方塊中輸入電子郵件地址，我們就可以使用普遍接受的電子郵件格式建立正式的英文電子郵件。 電子郵件主旨行 主題行是建立正式電子郵件的起點。
2020年1月14日 · 避免慘遭「已讀不回」！. 一眼好讀懂的email主旨、內容該怎麼寫？. 僅為情境配圖，取自pexels。. 編按：各位是否曾經為了沒收到對方的回信，而傷透腦筋？. 電子郵件屬於寄出和讀取的時間點並不一致的「非同步溝通」。. 由於回信的時間點受對方掌控，因此 ...
