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2019年6月13日 · 一、前言. 檔案法第12條規定，各機關銷毀檔案，應先制定銷毀計畫及銷毀之檔案目錄，送交檔案中央主管機關審核。 有關檔案銷毀的作業流程，檔案管理局訂頒的機關檔案管理作業手冊第16章有詳盡說明，然而，因各個機關管有的檔案樣態多元，且檔案管理人員更替頻繁，所以在銷毀實務作業，檔案管理局常接到各式各樣提問。 以下，僅將機關較常詢問且重要問題臚列說明。 二、檔案銷毀常見問題. Q1：檔案清理與檔案清查有什麼不同？ A：檔案清理與清查的定義如下： 1.檔案清理：檔案法施行細則第6條第1項第6款規定，「清理」係依檔案目錄逐案核對，將逾保存年限之檔案或已屆移轉年限之 永久保存檔案，分別辦理銷毀或移轉，或為其他必要之處理。
已銷毀之檔案，應分別於檔案銷毀目錄及案卷目次表等有關目錄，註記核 准銷毀之文號及銷毀之日期；其有微縮、電子或其他方式儲存之紀錄者， 並應附註其編號。但全卷銷毀者，其案卷目次表得免註記。
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檔案銷毀與 機密檔案管理實務. 涂曉晴. 國家發展委員會檔案管理局 檔案徵集組副組長 聯絡電話:8995-3601. 1. 檔案銷毀. 檔案清理與檔案銷毀 檔案清理與鑑定之意義與目的 檔案清理與鑑定關係 檔案清理. 銷毀作業. 2. 檔案管理作業流程示意圖. 結案 歸檔. 銷 . 毀. 檔案產生: -- 點收. 檔案分編: -立案 -編目. 檔案整理: -複製儲存. 檔案保管與應用: 目錄查詢. 檔案 管理局. -入庫管理理 -保存修護 -庫房安全管理 . -檢調 -應用. 定期保存. 檔案清理: -清查 -銷毀 -移轉. 永久保存 移 轉 3. 檔案清理與檔案銷毀. 清理. 銷毀. 4.
機密文書等級變更或註銷處理意見表、通知單及紀錄單,應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存年限後,始得依規定辦理銷毀。 檔案附件除書籍、圖片、照片、影音、微縮、電子或以其他方式儲存之紀錄等已指定單位保管者外,應隨案銷毀。 16.4.1 屆保存年限檔案銷毀作業(作業流程,詳如圖16-1) 16.4.1.1. 各機關每年應就完成清查並屆滿保存年限之檔案,編製檔案銷毀目錄,檔案以案卷編目者,其應記載事項如下(格式,如表16-1): 年度號、分類號及案次號。 卷數。 案名。 檔案產生者。 案卷內文件起迄日期。 保存年限;檔案保存年限經調整者,其原定保存年限及調整原因。 檔案保存年限有調整者,除應載明其原定保存年限外,另應敘明其調整原因及調整後保存年限。 例1:經微縮、電子儲存。 例2:仍具參考價值。
註記:經史政機關檢選或檔案經微縮、電子或其他方式儲存。 機關檔案以案件編目者,檔案銷毀目錄應記載事項如下(格式,如表16-2): . 檔號。 案名。 案由。 4.來(受)文者。 收、發(來)文字號。 文件產生日期。 保存年限;檔案保存年限經調整者,其原定保存年限及調整原因。
機密文書等級變更或註銷處理意見表、通知單及紀錄單,應俟原檔案於機密等級註銷並屆保存年限後,始得依規定辦理銷毀。 檔案附件除書籍、圖片、照片、影音、微縮、電子或以其他方式儲存之紀錄等已指定單位保管者外,應隨案銷毀。 16.4.1 屆保存年限檔案銷毀作業(作業流程,詳如圖16-1) 16.4.1.1. 各機關每年應就完成清查並屆滿保存年限之檔案,編製檔案銷毀目錄,檔案以案卷編目者,其應記載事項如下(格式,如表16-1): 年度號、分類號及案次號。 卷數。 案名。 檔案產生者。 案卷內文件起迄日期。 保存年限;檔案保存年限經調整者,其原定保存年限及調. 整原因。 檔案保存年限有調整者,除應載明其原定保存年限外,另應敘明其調整原因及調整後保存年限。 例1:經微縮、電子儲存。 例2:仍具參考價值。
