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  1. 2018年9月25日 · 【我們為什麼挑選這篇文章】 E-mail 是新鮮人入職場的第一課。要怎麼寫出一封言簡意賅、但又能清楚傳達訊息的 E-mail 可說是一大的挑戰。E-mail 寫不好會被客戶認為不專業,E-mail 寫不好會讓客戶會錯意合作目的。 那怎麼寫出一封好 E-mail 呢?

  2. 2021年2月25日 · 提供清楚明瞭的 CTA. CTA 是一種行銷用語,是 call-to-action 的字首縮寫,指的是「行動呼籲」,主要用來刺激消費者行動,「現在就下載」、「點我了解更多」、「立即購買」等都是生活中常見的 CTA。 撰寫 E-mail 也是一樣的道理,Arnold 指出,信件中一定要有明確的 CTA,而這個 CTA 必須要能 100% 傳達你希望收件人做的事。 Arnold 認為,人們常常在信件中將自己的需求、想要的東西寫得又臭又長,因為他們深怕簡短說明太直接,或者對方打開信後只看到一點點內容很沒有意義;但她認為,給出清楚且明確的需求,並提供對方一個截止日期,實際上是更尊重對方的時間。 3. 簡短的內文、主旨最後寫. 如同上一點提及的,將信件內容維持簡短。

    • 「發件人」填的誰。當你最開始進行郵件偏好設置時,你也需要想好在「發件人」一欄中寫什麼比較合適。給自己發一封郵件,看看你當時是怎麼設置的吧。姓名都寫對了嗎?
    • 怎麼寫主題欄。主題應當簡單明快。不要寫言之無物的主題,因為如果有人需要就某個關鍵詞搜索你之前發給他的郵件的話,主題突出將很有幫助。此外,如果你還處於和收件人建立聯繫的過程中,並且希望自己的郵件能在第一時間被對方點開閱讀,那就一定得讓郵件主題儘量簡明。
    • 別忘了打招呼。問候對方是一個很重要的部分!不要連個「某某先生/女士,你好」都不說就直奔主題。在當面交談的時候,你肯定不會招呼不打就開始對話,那麼在電子郵件裡怎麼就做不到咧?
    • 長度很重要。在收件箱裡的那些未讀郵件可能是一些長郵件。我們所有人都不喜歡讀長郵件,所以如果希望對方讀你的郵件的話,就得把它寫得簡短些。如果可以,最好保持在 5 句左右,另外建議開門見山,直接說要點。
  3. 2014年11月10日 · 寫出更具體的信件內容,在你的每封信件中,先回答下面四個重要問題:給誰、為什麼、什麼事、怎麼做。 給誰 ? 這可以分解成下面兩個問題:把「誰需要對這個訊息做出回覆、反應或決定」的人名放到主收件人欄。

    • 開始一件工作時,桌子表面要淨空。處理收據時,一般都是從公文抽屜中取出一疊資料來處理。不過,這樣的做法容易掉入一個失誤的陷阱。假設你處理完採購作業,但最後桌上還留下幾張收據, 這可能是因為一開始取出的數量太多;或是處理中途發生問題所以擱置;又或者是前一天沒處理完的,直接留在桌面。
    • 用小型PDCA循環切割大量作業。大多數人都傾向把工作集中、一次處理完畢。例如,因為每隔幾天就會收到退貨收據,乾脆集中一個月處理一次。但是這麼做的盲點,是集中處理時,失誤也會一次全部出現。
    • 開始作業前,再確認計畫一次,以免白做。作業結束後,指示者及執行工作者常會一起確認成品是否無誤。這時候,須先試著想想,應該確認成品的哪些項目。不過除了確認成品是否無誤外,同時也應該確認計畫及執行項目。
    • 挑一部分從頭到尾執行一次,了解實際狀況。依照程序工作時,常會越到後期,越容易發生意外。這是因為通常工作越接近後期,就越接近「實際狀況」。例如製作新商品的廣告傳單時,一開始會先排版設計,這個階段都還只是電腦上的作業,然而進入後期,開始要委託印刷業者時,就會面對許多現實狀況。
  4. 2024年6月3日 · 在 NVDIA,電子郵件的撰寫遵循一定的格式: 雙倍間距、每行一句話,且每封信件不超過五到六行。 這種結構讓每個想法都能夠清楚地展現,同時也便於快速閱讀和回應。 他補充說:「我們的想法是,確定好要說的話再發送, 如果還需要更多資訊,那麼這就將是一次對話,而不該是一封電子郵件。 NVIDIA 員工每週向黃仁勳匯報 5 個最重要的任務. 這種方式要求員工能夠在思考和表達中,先篩選過輕重緩急,最後只留下最關鍵的資訊。 這種簡短而具有目標性的溝通方式,不僅節省了時間,也鼓勵員工在有限的空間內發揮創意,精確表達。 NVIDIA 除了在信件溝通上有所要求,為了隨時都能掌握公司的運營,黃仁勳也要求 NVIDIA 的員工每周透過信件,向他或主管經理報告 5 項最重要的工作任務。

  5. 2016年3月15日 · 要用專業的電子信箱. 如果你有公司信箱,就應該用公司信箱。 如果你用私人電子信箱,無論你是自由業或只是恰好用來收發工作相關郵件,Pachter 都建議你應該謹慎挑選信箱地址。 你的帳號應該要能表現你的名字,收件者才知道是誰寄來的。 不要用不恰當的帳號,例如「babygirl@…」或「beerlover@…」等。 按下「回覆所有人」前請三思. 沒有人會想收到跟自己不相關的電子郵件。 忽略電子郵件並不容易,大家都會從手機收到通知、電腦螢幕會有彈出式視窗。 Pachter 說,除非你真的認為所有人都需要收到這封信,不然不要再按「回覆所有人」。 附上簽名檔. Pachter 建議你可以提供收件者你的資訊。

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